La domiciliation des sociétés commerciales

publié le 20 avril 2010   |  

Pour les besoins de son immatriculation, une société commerciale doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe son siège social.

Certaines activités ne nécessitant pas de prendre à bail un local commercial, une domiciliation du siège au domicile du dirigeant ou dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises peut alors être envisagée.

I. Installation du siège social au domicile du dirigeant

1ère hypothèse : il ne peut s’agir que d’une domiciliation administrative, c’est-à-dire d’une adresse pour le papier à en-tête et la réception du courrier postal, ainsi que des lignes de téléphone et de télécopie.

Elle ne peut entraîner de désordres anormaux de jouissance par rapport au règlement de copropriété et/ou du cahier des charges (dans le cadre d’un lotissement) ou contraire aux clauses du bail d’habitation si le dirigeant est locataire.

Cette domiciliation ne peut porter atteinte au changement de destination de l’immeuble, ni même à l’application des statuts des baux commerciaux.

En effet, la notion de domiciliation ne doit pas être confondue avec l’exercice d’une activité commerciale, au domicile du chef d’entreprise ou du dirigeant.

L’installation ne peut se faire en outre qu’au domicile du dirigeant, et non d’un associé, c’est-à-dire du gérant lorsqu’il s’agit d’une SARL, d’une EURL ou une SNC, du directeur général ou du président du directoire pour une SA, et du président pour une SAS.

A. Domiciliation permanente sans limitation de durée

Depuis la loi du 2 août 2005 – N° 2005-882, toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.

On entend par dispositions législatives, celles renvoyant aux règles applicables en matière d’urbanisme ou de règlementation préfectorale et/ou municipale.

En ce qui concerne les stipulations contractuelles, celles-ci renvoient aux clauses du bail d’habitation, du règlement de copropriété et/ou du cahier des charges dans le cadre d’un lotissement.

B. Domiciliation temporaire

Elle est d’une durée de cinq ans.

Lorsqu’il existe des dispositions législatives ou des stipulations contractuelles faisant obstacle à une domiciliation permanente, le représentant légal peut installer le siège à son domicile pour une période qui ne peut excéder cinq ans à compter de la création de la personne morale, ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l’occupation des locaux.

En cas de déménagement avant l’expiration du délai de cinq ans, il est possible de prolonger la domiciliation au nouveau domicile du dirigeant.

Toutefois, il n’a pas été précisé par la loi pour quelle durée cette prolongation pouvait être effectuée.

En tout état de cause, cela dépend de savoir s’il existe à nouveau des dispositions législatives ou des stipulations contractuelles contraires.

Dans ce dernier cas, il se pourrait que la domiciliation ne puisse être prolongée que pour la durée restant à courir.

C. Les formalités à accomplir

1° Lors de la création de la société ou du transfert de société

Préalablement au dépôt de la demande d’immatriculation ou de modification d’immatriculation auprès du greffe du Tribunal de Commerce ou de la Chambre des Métiers, le représentant légal doit notifier par écrit, de préférence par lettre RAR, au propriétaire du local, s’il est locataire, s’il est propriétaire, au syndic de copropriété ou au représentant de l’ensemble immobilier, son intention d’user de la faculté ainsi prévue.

2° Avant l’expiration du délai de cinq ans

Avant l’expiration de ce délai quinquennal, il faut envisager de prendre à bail un local commercial ou de recourir aux services d’un centre d’affaires.

Le représentant légal doit, sous peine de radiation d’office par le Tribunal de Commerce, communiquer au greffe de celui-ci, les éléments justifiant le changement de situation du siège social.

Attention : lorsque aucune disposition légale ou stipulation contractuelle ne s’y oppose, le siège de la société peut être maintenu dans le local d’habitation au-delà du délai de cinq ans, et ce sans limitation de durée.

II. Installation du siège sociale dans les locaux occupés en commun par plusieurs entreprises

A. Domiciliation dans un centre d’affaires (ex. pépinières de jeunes entreprises)

Les entreprises de domiciliation ou centre d’affaires ont pour activité de servir de siège aux autres entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire de la Chambre des Métiers.

Un contrat de domiciliation doit être conclu entre l’entreprise domiciliée et le propriétaire des locaux ou le titulaire du bail.

Une ordonnance du 30 janvier 2009 – N° 2009-104, complétée par un décret N° 2009-1695 du 30 décembre 2009, prévoient qu’à compter du 1er avril 2010, ces centres d’affaires doivent être titulaires d’un agrément préalable, délivré par la Préfecture du département du lieu où se situe le siège social de cette société.

Les sociétés de domiciliation qui exercent déjà l’activité de domiciliation ont jusqu’au 31 décembre 2010 pour régulariser leur situation, en déposant un dossier de demande d’agrément auprès de la Préfecture du lieu de leur siège social.

1° Sur la forme du contrat de domiciliation

Ce contrat est impérativement rédigé par écrit, conclu pour une durée d’au moins trois mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation, mentionné au RCS, avec indication du nom ou de la dénomination sociale, du numéro unique d’identification et du lieu de l’immatriculation principale de l’entreprise domiciliataire.

2° Les obligations de la société de domiciliation

a. La liste des obligations

Le domiciliataire doit être immatriculé au RCS ou au Répertoire des Métiers, durant l’occupation des locaux, sauf dans le cas où il s’agit d’une personne française de droit public.

Il doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise, ainsi que de la tenue, la conservation et la consultation de registres et documents prescrits par la loi.

Il doit détenir pour chaque personne domiciliée un dossier contenant des pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal, ainsi que des pièces justificatives relatives à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et aux lieux de conservation des documents comptables, lorsqu’ils ne sont pas conservés par le domiciliataire.

Il doit informer le greffier du Tribunal de Commerce à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux.

Lorsque le dirigeant domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire doit en informer également le greffier du Tribunal de Commerce.

Il doit enfin fournir chaque trimestre au Centre des Impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste de personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période, ou qui ont mis fin à leur domiciliation, ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier de chaque année.

Les entreprises de domiciliation peuvent librement proposer d’autres prestations (assistance comptable, mise à disposition d’un secrétariat, etc).

b. Sanctions

Le fait de ne pas respecter les obligations ci-dessus listées, est puni d’une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe (pouvant aller jusqu’à 1.500 €).

En outre, est puni de la même peine, le fait pour le domiciliataire de ne pas s’assurer que la société domiciliée respecte les obligations ci-dessous mentionnées.

3° Les obligations de l’entreprise domiciliée

L’entreprise domiciliée pour sa part doit :

• utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège social de l’entreprise, soit si le siège social est situé à l’étranger, comme agence succursale ou représentation,
• informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité,
• déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu’au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d’engager la société à titre habituel,
• donner mandat à l’entreprise domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

B. Domiciliation dans les locaux occupés par une autre entreprise

Dans cette hypothèse, et bien que l’entreprise domiciliataire n’ait pas pour activité de servir de siège à une autre entreprise inscrite au RCS, il sera nécessaire de respecter la règlementation mentionnée ci-dessus.

Cependant, l’agrément préalable nécessaire au centre d’affaires n’est pas exigé ici car l’entreprise domiciliataire n’a pas pour activité de domiciliation d’entreprise.

Enfin, si cette société n’est pas propriétaire des locaux, l’entreprise domiciliataire devra requérir bien évidemment l’accord écrit du bailleur, préalablement à la signature du contrat de domiciliation.

N.B : l’obligation de rédiger un contrat de domiciliation n’est pas applicable aux sociétés et à leurs filiales, lorsqu’elles installent leur siège dans le même local dont l’une a la jouissance.

 

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